Dropbox y Evernote

Esta claro, al menos para mí, que en quince años la cosa ha evolucionado muchísimo en cuanto a gestión de los datos personales o domésticos, término que uso aquí como simple contraposición a los datos de carácter empresarial. Poca gente imaginaría en el año 95, cuando el acceso a Internet empezaba a tocar en las puertas de las casas usando módems V.96 de 56 Kbps, que entrando en la segunda década del siglo XXI las personas tendrían la mitad de su información útil fuera del disco duro del ordenador de su casa y que podrían acceder a ella desde cualquier parte del Globo siempre que se dispusiera de una conexión WIFI, 3G o, ya poniéndonos clásicos, un simple ADSL. Entonces ni las empresas, que pagaban verdaderas fortunas por sistemas redundantes y copias de seguridad remotas, cuando a alguno se le ocurría que eso podría ser siquiera necesario, podían imaginar que hoy el ciudadano de a pie tendría chopocientos servicios gratuitos para tener siempre a mano aquellos datos que necesitara. También está claro que aquello que se hace común deja de sorprendernos, pero a mí me sigue fascinando cada día la facilidad con qué hoy podemos acceder a todos nuestros datos importantes desde un ordenador que llevamos en la mano y que, además, sirve de teléfono móvil. Sí, la cosa ha cambiado muchísimo en quince años. Esperemos que aún cambie mucho más en otros quince. Para mejor, se entiende.

Hace una década aún tenía que descargar el correo electrónico a mi ordenador antes de poder leerlo. Programas como Outlook Express, Mozilla Thunderbird o Eudora se encargaban de descargar todo el contenido actualizado de la cuenta de correo. Si tenías varios ordenadores —algo bastante improbable por una cuestión de precio— esto mismo debía suceder en cada equipo. Hoy en día, todo mi correo está en «la nube», a cargo de una cada vez menos fiable Google, y que puedo consultar desde cualquier parte del universo conocido con tal de disponer de un navegador y acceso a la red de redes. Hasta hace unos años cualquier archivo que quisiera tener siempre conmigo debía llevarlo en un dispositivo tipo pen que vino a sustituir a los siempre presentes discos de tres pulgadas y medias que llevaba en mis años de carrera y mis primeros años laborales. Hoy en día uso servicios de discos duros virtuales en la nube. En particular el que se ha llevado el gato al agua es Dropbox [sitio web]. Tras un año de uso, se ha convertido en un verdadero imprescindible.

Pero antes, por respeto a la antigüedad, voy a comentar otro servicio que también se ha convertido en una herramienta útil en mi día a día: Evernote [sitio web].

Evernote

No tengo muy claro cuándo me di de alta en este servicio, pero hace ya bastante. Creo no mentir si digo que llevo en él más de dos años. Puede incluso que casi tres, o algo más, porque recuerdo comentar parte de sus bondades con un compañero de trabajo que despidieron como dos años antes que a mí. Y entonces ya llevaba tiempo jugueteando con él. Sin embargo eso importa poco, he venido a encontrarle uso práctico recientemente.

Una de las virtudes de Evernote es el permitir crear notas desde cualquier fuente, incluyendo la cámara del móvil. Eso lo llevaba usando hace tiempo, desde que tengo el iPhone [Enviado desde mi iPhone: Continúa mi apuesta por la manzana], para capturar párrafos que me resultaban interesantes en las lecturas. Pero últimamente se está convirtiendo en una herramienta importante para capturar páginas web cuya lectura pospongo para otro momento. Yo opté por instalar la aplicación de escritorio (y en el iPhone y en el iPad [iPad]) y con ello gané la posibilidad de añadir como otra nota una versión en PDF de la página web que tuviera abierta en Safari. Gracias a esto, y tras sincronizar con el iPad, la puedo leer en cualquier parte exactamente tal como la tenía delante. Si sentimos pánico de estar instalando aplicaciones, lo mismo se puede hacer imprimiendo la página Web a PDF desde Safari y subiéndola al servicio Evernote usando la interfaz Web. Con eso perdemos la sensación de inmediatez que nos ofrece la integración. En mi caso opté por lo cómodo: un clic de ratón y me despreocupo de todo lo demás.

A día de hoy empleo Evernote para gestionar listas de compras y listas TO-DO. Cuando recuerdo algo lo apunto en la lista/nota correspondiente y ya lo tengo sincronizado en todos los equipos donde tengo instalado el cliente del servicio. Lo llevo en el iPhone y capturo distintas cosas con su cámara que luego reviso en el ordenador de casa o en el iPad, ambos con pantallas algo más grandes para facilitar la lectura. Y, hasta la aparición de Dropbox en mi vida, lo usaba también para guardar una versión de las reservas de vuelos y hoteles. Aunque esto, hasta hace poco, daba algunos problemas por necesitar siempre una conexión a Internet cada vez que quería consultar algo. Ahora ya funciona la marca de favorito, lo que hace que una nota se almacene también en el terminal. Para lo último que lo estoy usando es para escanear tickets y facturas de compras y dejarlas archivadas. Esto me facilita encontrarlas en caso de requerir llamar a la garantía, por ejemplo.

Sospecho que a Evernote se le puede sacar mucho partido, pero siempre será en función de las propias necesidades. En estos días estoy animando a mi mujer [Mis ratos en la cocina] a que lo use como base de datos de recetas. Amén de poder usar cualquier fuente para crear una anotación, lo cierto es que lo realmente magnífico del servicio es la posibilidad de buscar texto dentro de cualquier nota, incluso de una imagen. Antes era habitual “descuartizar” las revistas de las consultas médicas para llevarnos las recetas de cocina que aparecen publicadas por todas partes. Ahora le sacas una fotografía y ya la tienes en tu cuenta Evernote. A partir de ahí, te sientas en el ordenador, escribes el texto que quieras buscar, y como por arte de magia te aparecen las capturas que contienen dicho texto. Ya no necesitamos andar transcribiendo a un archivo de texto lo que se quiere almacenar.

En resumen, lo estoy usando para:

• Capturar en PDF artículos y páginas Web que pueden resultarme interesante y posponer su lectura, tal vez en el iPad.
• Listas de la compra y cosas que hacer.
• Tomar notas (escribir) sobre cosas que me pueden interesar. A veces incluso para preparar/documentar un artículo en la bitácora.
• Almacenar documentación escaneada que pueda necesitar en cualquier momento: facturas y tickets, contratos de seguros, etc.
• Cualquier cosa que me llame la atención y se me presente delante. Saco una foto con la cámara del iPhone y ya la tengo en Evernote.

En algún momento del pasado se me ocurrió que tal vez podría usarlo como bitácora. En especial para Retales de sabiduría. Podemos publicar carpetas para que cualquiera pueda ver su contenido. En su momento no me lancé a ello porque no me convencía la forma en que se gestionaba vía Web. Aunque igual acabo optando por esta solución a medio plazo.

Hay que tener en cuenta que la versión gratuita tiene una serie de limitaciones. En principio no deja subir más de 60 Mb al mes (lo que ellos llaman un ciclo). Ha mejorado, al principio no llegaba a 40. Sin embargo, hasta la fecha no he necesitado más de esa cantidad (ni tampoco 40 Mb). Tampoco me importa mucho que la búsqueda no funcione dentro de los PDF’s. De momento sólo los uso para posponer la lectura de las páginas Web que me interesan. En cualquier caso, si veo que al servicio le puedo sacar algún rendimiento profesional en el futuro, no descarto abonar la irrisoria cantidad de 5€ mensuales que cuesta.

Aún no le he encontrado mucha utilidad a la cuenta de correo que se crea asociada a la cuenta Evernote y que te permite, por ejemplo, enviarte copia oculta de correos que remites a terceros y que quieras revisar a posteriori. Teniendo el iPhone y la aplicación instalada en él opto por enviar las cosas directamente desde el cacharro vía captura fotográfica, llegado el caso. Seguramente que le encontraré utilidad en algún momento. Ahí está.

Dropbox

El servicio Dropbox ha resultado ser una de esas cosas que entran en tu vida silenciosamente, casi de forma desprevenida, y que luego acaba convirtiéndose en un indispensable. Acepté la invitación que en su día me envió Sulaco [Distorsiones] porque quería compartir conmigo unos archivos desde Holanda algo más grandes de lo que sería aconsejable enviar por correo electrónico. Yo andaba escondiéndome del frío madrileño de finales de 2009, creo recordar, y lo dejé aparcado porque no le vi mayor utilidad una vez copiado en mi portátil lo que nos traíamos entre manos. Cuán equivocado estaba. Un día, cerca del radiador, lejos de mi mujer y aburrido como una ostra porque nevaba en el exterior y los compañeros de trabajo preferían esconderse en sus casas que salir conmigo a comer rotos [Los rotos] y beber cervezas, conectado a Internet con un pincho USB de Simyo que fallaba cuando le venía en gana y que me imposibilitaba ver on-line cualquier capítulo de cualquiera de las series que seguía en ese momento, se me ocurrió instalar el cliente de Mac para juguetear con el servicio. Y, desde entonces, nada ha vuelto a ser lo mismo.

Hasta hace poco era una herramienta de uso diario. Cargaba todos los días con mi portátil y ya no necesitaba llevar documentación en un pen de aquí para allá. Todo estaba en la nube, en mi disco duro virtual Dropbox. Cualquier cambio que realizaba en el documento automáticamente se sincronizaba con el ordenador de sobremesa. Con el cliente instalado en el sistema operativo el servicio Dropbox aparece como otra carpeta más dentro de la jerarquía de directorios del propio sistema. Meter y sacar cosas en la carpeta Dropbox es tan sencillo como arrastrar y soltar en el Finder, si tienes Mac, o en el explorador de archivos, si eres de Windows. Mientras estás haciendo cualquier otra cosa, el servicio ya se encarga de sincronizar lo que tenga que subir o bajar a o desde la nube.

Dada las especificidades y las sobradas virtudes de Evernote, Dropbox no puede siquiera pensar en sustituirlo. Sin embargo, como disco duro virtual es una verdadera maravilla. Un portátil, el iPhone compartiendo la conexión de datos para conectar a Internet desde cualquier parte y la versión gratuita de 2 Gb —siempre que aún no hayas conseguido suficientes incautos para acumular hasta 8 Gb— es más que suficiente para tener una verdadera oficina móvil. La opción, además, de poder compartir carpetas específicas con otra gente, lo hace una herramienta imprescindible para mantener datos actualizados entre varios usuarios. Algo que, no voy a negarlo, también puedes conseguir con Google Documents. Pero en este caso puedes cifrarlo con una clave que únicamente conozcan los interesados. Lamentablemente me parece que, de progresar la Ley Sinde, mucha gente empezará a publicar los enlaces por vías alternativas como, tal vez, carpetas compartidas de Dropbox.

Buena parte de los 2 Gb del espacio disponible los tengo ocupados con una selección bastante amplia, pero siempre cambiante, de libros técnicos en formato PDF. Mi biblioteca de consulta, siempre disponible. Ahí están y puedo consultarlos desde cualquier sitio. Incluso, si tengo ganas y oportunidad, los leo en el iPad descargándolos desde Dropbox. De hecho, para PDF’s esta es la forma en que transfiero los archivos al iPad. Pero de esto hablaré en una próxima entrada.

Además del uso como almacén para libros mencionado, utilizo el cliente Dropbox de iPhone e iPad para llevar conmigo documentación que necesite en viajes. Reservas de vuelos y hoteles, callejeros, guías de ciudades y todo lo que pueda considerar importante y que haya acumulado en los días previos a la salida. En este apartado sí ha desbancado a Evernote. Por defecto Dropbox, el cliente para iPad e iPhone, bajará el documento desde Internet cada vez que se acceda a él. Sin embargo existe la posibilidad de marcarlo como favorito y, consiguientemente, se almacenará en local para su uso fuera de línea. Esta misma funcionalidad ya está implementada (parece que bien) en las últimas versiones de Evernote. Pero sigo prefiriendo Dropbox para esto. Queda de un chulo insoportable acercarte al mostrador de recepción, sacar el iPad y plantarle delante de la cara al tipo o tipa correspondiente el justificante de tu reserva.

Hasta el momento lo he obviado por, precisamente, obvio. También uso Dropbox para copia de seguridad de algunos archivos importantes. Aunque en este caso, dado que el espacio disponible es limitado en su versión gratuita, no son todos los que me gustaría. Pero de momento es suficiente.

Por cierto, también estoy animando a mi mujer a que use este servicio (y de paso ganarme otros 250 Mb para mi cuenta). En este caso es para amenizarle las mañanas en el trabajo. Siempre anda pidiéndome música que pueda escuchar en su oficina. Dada nuestra gran colección de discos, no pretendo que los tenga todos ahí. Pero sí que puede ir variando ella a su gusto y dependiendo de la ocasión.

En resumidas cuentas, un servicio que en el transcurso de un año ha venido a convertirse en un imprescindible. A fin de cuentas no deja de ser un disco duro —o por tamaño un pen drive— y, dada la capacidad que tenemos los que sufrimos el síndrome de Diógenes cibernético de llenar todos los huecos disponibles, no viene mal cualquier espacio de almacenamiento adicional con el que podamos contar. Más, si además, te sirve para compartir con terceros y para mantener documentos importantes sincronizados entre varios equipos.

Unas últimas palabras

A modo de justificación, diré que sí, que ya sé que el 99% de la población del universo conocido, y otro tanto del desconocido, conoce la existencia de estos servicios, y que esta entrada tan larga y pesada de hoy no aporta nada al saber popular de la Humanidad, pero me consta que parte de ese 1% que aún la desconoce la conforma mi familia. También sé que parte de ellos me lee. Así que es una oportunidad para darles a conocer estos dos servicios que considero casi imprescindibles para cualquier persona que tenga ordenador. En especial se me ocurren una cantidad importante de cosas fantásticas que podrán hacer mis padres, cada uno en su estilo, con Dropbox y Evernote. Si los convenzo para que usen Dropbox, por ejemplo, ganaré medio gigabyte más para mi cuenta. Así que todo el tiempo invertido en escribir esto tiene, cómo no, una fuerte componente egoísta. Y ya puestos, si no eres un familiar directo, pero estás interesado en Dropbox, puedes contactar conmigo. Te enviaré una invitación y podrás darte de alta. Te aseguro que llegarás a ser muy feliz usándolo y yo conseguiré incrementar mi felicidad otros 250 Mb en el proceso. Un claro ejemplo de win-win.